Машиночитаемая доверенность (МЧД): Кому и зачем с ней работать

Цифровизация деловых процессов в России вышла на новый уровень. С 1 сентября 2024 года машиночитаемая доверенность (МЧД) стала обязательным элементом электронного документооборота для большинства компаний. Рассказываем, что это за инструмент, кому он нужен и как с ним работать.

Что такое МЧД простыми словами

Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог привычной бумажной доверенности, созданный в формате XML и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации.
Главное отличие МЧД от бумажного документа — автоматическая проверка. Информационная система считывает XML-файл и мгновенно определяет, кто выдал доверенность, на кого и какие полномочия переданы . Человек в этой цепочке проверки не нужен.
МЧД — полностью электронный документ. Бумажный дубликат не требуется и технически лишён смысла в контексте электронного документооборота.

Почему МЧД обязательна

До сентября 2024 года сотрудники подписывали документы электронной подписью юридического лица, в которой уже были «зашиты» реквизиты организации . Теперь схема изменилась:

Каждый сотрудник подписывает документы личной квалифицированной электронной подписью (КЭП) физического лица.
Полномочия действовать от имени компании подтверждает МЧД.

Старые электронные подписи юридических лиц утратили силу с 1 сентября 2024 года. Исключение — только руководитель организации, который может подписывать документы без доверенности.

Важно: С 1 сентября 2024 года единственный законный способ подписывать документы от имени организации для сотрудников — связка «личная КЭП + МЧД».

Кому обязательно работать с МЧД

МЧД необходима всем сотрудникам, уполномоченным на подписание электронных документов от имени организации или ИП, если они используют личную квалифицированную электронную подпись.

Это касается: